Arkivering & gallring - Annat kursmaterial

Det finns särskilda riktlinjer för hur gallring av utbildningsmaterial respektive forskningsmaterial får ske.

Statliga myndigheter måste ha uttryckligt stöd i någon författningsbestämmelse eller gallringsbeslut av Riksarkivet ( http://www.ra.se/ ) för att få gallra allmänna handlingar (10 § arkivlagen). Med gallring förstås att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar.

Gallring kan i digitala sammanhang uppstå genom överföring till en annan databärare, förlust av informationssammanställningar, förlust av sök-möjligheter och förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet.

En institution kan med andra ord inte ändra på den tekniska plattformen för en nätbaserad utbildning utan att samtidigt riskera gallringseffekter.

Eftersom dessa beslut inte uttryckligen tar sikte på arkivering och gallring av allmänna handlingar som hör samman med nätbaserad utbildning bör man på den berörda institutionen resonera med den ansvarige arkivarien om lämpliga förhållningssätt.

Man kan vidare finna visst stöd i Riksarkivets gallringsföreskrifter avseende handlingar av s.k. tillfällig eller ringa betydelse (1997:6). En myndighet får nämligen fatta beslut om att gallra sådana handlingar under förutsättning att allmänhetens insynsrätt inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning