Vad får kastas?

För att få kasta handlingar som inte är allmänna (dvs sådana som antingen rör rent privata eller fackliga frågor eller som enbart är arbetsmaterial) krävs inga gallringsbeslut. Institutionen (prefekten) kan också själv besluta om gallring av handlingar som är av "tillfällig och ringa betydelse". Handläggaren, d.v.s. du själv om du är ansvarig för en kurs, får sedan själv bestämma vilka av dessa handlingar som kan rensas bort innan arkivering.

Handlingar som innehåller uppgifter som är nödvändiga för att förstå ärendet ska aldrig kastas. Kom ihåg att om en arbetshandling blir arkiverad så övergår den till en allmän handling. Det är därför viktigt att gå igenom och rensa bort sådant som inte måste sparas innan kursdokument och andra uppgifter arkiveras.

Handlingar som inte diarieförs bör gås igenom och arkiveras regelbundet, lämpligen en gång per år, men oftast är det bäst att göra detta direkt efter det att den sista omtentan i en kurs har avslutats och betygen är satta.

Om du undrar hur du ska göra i ett enskilt fall är det alltid bäst att ta kontakt med institutionens arkivsamordnare eller universitetsarkivarien för att få råd och hjälp.