Särskilt om e-post

En ökande del av kommunikationen med omvärlden sker idag via elektronisk post. Detta lägger ett stort ansvar på varje anställd. Varje dygn överförs tusentals elektroniska brev till och från, och även inom universitet och högskolor. Det är viktigt att veta att detta är en del av myndighetens skriftliga kommunikation och att även elektroniska brev omfattas av offentligehtsprincipen.

Nästan all e-post måste sparas

Alla anställda som använder e-post måste veta vilket ansvar det innebär att skicka och ta emot elektroniska brev. Att du har en personlig e-postadress betyder inte att din brevlåda är privat utan att du tilldelats en e-postadress för att kunna sköta ditt arbete (inte din privata korrespondens). Varje anställd vid ett universitet eller en högskola måste därför kunna hantera och skilja ut allmänna handlingar ifrån sin e-post (och vanliga post) och vid behov lämna ut dessa. Vidare måste sekretessbelagda uppgifter kunna hållas åtskilda från sådana som är offentliga.

E-post som går direkt till din brevlåda, och som är av den karaktären att den ska diarieföras, ska därför alltid vidarebefordras till registrator. Antingen via e-post eller genom att brevet tas ut på papper och överlämnas registrator. För diarieföring av den elektroniska posten gäller samma regler som för diarieföring av traditionell brevväxling.

Förteckningar över din e-post är en allmän handling

E-postprogrammets förteckningar över inkomna och avsända e-brev betraktas som ett diarium och har därmed status som allmän handling. Förteckningen är allmän handling oberoende av den offentlig-rättsliga status för de elektroniska brev som loggen omfattar. Den skall alltså på begäran lämnas ut.

Handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter ska inte skickas via det elektroniska postsystemet i okrypterad form. Observera att sekretessbelagda handlingar alltid skall registreras.

Du har ansvar för att din e-post diarieförs

Varje anställd ska se till att de elektroniska brev som kommer in till den personlig brevlådan diarieförs skickas vidare till universitetets/institutionens registrator, om det är en allmän handling. Övriga e-brev som skall arkiveras tas ut på papper och skickas till institutionens arkiv i den ordning som institutionen har bestämt. För att skapa en god offentlighetsstruktur bör inte allmänna handlingar som ska bevaras stanna kvar i din dator.