Regler för registrering

I Sekretesslagen(SekrL) finns även bestämmelser om registrering av allmänna handlingar. Enligt den ska allmänna handlingar registreras utan dröjsmål när de inkommit till eller har upprättats hos myndigheten. Den normala registreringsmetoden för ärenden är diarieföring. Men, vissa handlingar förvaras/registreras oftast på annat sätt för att det är lämpligare t ex;

• Studieadministrativa handlingar – som registreras i LADOK
• Fakturor – som registreras i ekonomiredovisningssystemet AGRESSO
• Protokoll från styrelser och råd – som arkiveras i kronologisk ordning.
• Personaladminstrativa ärenden– som oftast hålls i särskilda register i alfabetisk ordning

Exempel på handlingar som är offentliga inom verksamheten ”Utbildning” är;

• Ansöknings- och antagningshandlingar, kursregistrering, kurs- och utbildningsplaner, litteratur-listor, scheman, kursutvärderingar, inlämnade ”papers” och uppsatser, rättade tentor, tentamens-uppgifter och facit, studieresultat och betyg, licentiat- och doktorsavhandlingar, anmälan om fusk eller kränkning, beslut i disciplinärenden, beslut om undantag från obligatorium, begäran om omprövning, studentklagomål och överklaganden.
  

Exempel på handlingar som är hemliga inom verksamheten ”Utbildning” är;

• Lärares och studenters psykosociala situation, uppgifter hos kurator, studievägledare eller hos Studenthälsan, skyddade personuppgifter (i vissa fall), tentamensuppgifter (innan tentan har getts), vissa examensuppgifter (hos företag om de begärt sekretess).
  

Exempel på handlingar inom verksamheten ”Utbildning” som inte är offentliga är;

• Lärares anteckningar, övningsuppgifter och andra underlag för den löpande undervisningen, manus till läroböcker och artiklar (inom ramen för bisyssla), utkast till avhandlingar/motsvarande, utkast till uppsatser och andra inlämningsuppgifter