Rutiner för diarieföring

Diarieföring är inte endast ett verktyg för att uppfylla offentlighetsprincipens krav. Ärenden diarieförs också för att skapa en snabbare och säkrare informationshantering inom universitetet. Därför diarieförs ofta även interna ärenden där handlingarna ännu inte blivit allmänna.

Diarieföringen i sig skapar heller inte allmän handling. Att ärendet finns blir visserligen en offentlig uppgift. Högskolan behöver däremot inte lämna ut de interna handlingarna i ärendet innan ärendet är avslutat.

Registrering av handlingar – den anställdes ansvar

De flesta anställda inom universitet och högskola skriver själva sina skrivelser, manuskript och rapporter. Det är också den anställdes ansvar att se till att alla handlingar i ett ärende registreras. Utgående handlingar ska alltid ges ett diarienummer innan de skickas ut. Är det ett nytt ärende måste registrator kontaktas. Det är därför viktigt att varje anställd ser till att alla handlingar som skall diarieföras passerar registrator. Originalhandlingarna bör normalt samlas hos registrator. På så sätt finns ärendena tillgängliga även när den som handlägger ärendet är borta från arbetsplatsen.